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台山发电有限公司固定资产管理系统案例

       广东国华粤电台山发电有限公司(以下简称"台山发电厂")的固定资产还是以原始管理为主,靠手工记账管理,造成相关工作人员的工作强度大、事务烦琐、信息查询不便、管理分散,给内控管理带来了许多不便。引入合适的固定资产管理系统成为公司的当务之急,经过多方比对,公司最终确认引入标领的固定资产管理系统,以下是使用固定资产管理系统前后的效益分析比较:

1.节省盘点结算时间,带来的工作效益

       台山发电厂资产结构复杂、分布广、占地宽、庞杂分散,管理人员繁多,而且专业设备多,至少在每年年末进行一次定期盘点,全部固定资产是以手工方式,要进行实物清点、账务核对、编制报表等工作,至少要安排3个人花费一个月的时间才能完成该项工作,但是还不一定能够盘点清楚,同时管理人员对相同部门不同班组的设备都互相不了解,这给固定资产盘点工作带来很大的困难,因此财务部使用了财务管理软件代替手工对固定资产进行管理,但财务软件是着重管财不管物,大量分布在生产现场的各处,这使得现场资产和财务部管理软件的资产帐不能一一对应,历年来新增加的资产和报废的资产都不能反应到财务帐上,使财务管理软件很难清楚的反映出资产的实际情况,年复一年,导致后来固定资产管理一片混乱。使用标领固定资产系统后,每年至少为盘点这块工作就可节约很大的成本和人力费用。

2.不同系统间的数据自由导入和导出

       系统将财务帐上的固定资产数据导入到固定资产管理系统中,实现对接功能,然后按部门打印出资产条形码标签;同时实现原有财务软件系统与固定资产管理系统对帐功能。

3.加强购入固定资产管理、避免重复购置和浪费

       台山发电厂对于固定资产的购入有严格的制度规定,在以往的手工处理方式下,要查询一个是否有购买的必要性,通过固定资产帐查询目前该项资产的情况,然后认为确实需要购买才审批,由于资产流动性大,帐本上的信息难以反映出资产的真实情况。标领固定资产管理系统可以作为固定资产购置审批的辅助工具,在审批过程中,审批部门只要通过相应的终端设备,对申请部门的现存资产情况作详细调查,这种调查结果可成为审批的第一手决策资料。

4.及时掌握资产情况,合理配置资源

       在手工方式下,不能实时地统计出资产具体情况,特别对资产的短缺、损失无法得到的数据反映的信息,只能粗略地知晓是否有该资产存在和其价值,但对资产目前使用部门、以前使用部门、已使用年限等相关信息难以获取,更不用说获得综合的统计分析资料。使用标领固定资产管理系统以后,实现了公司固定资产的统一管理,财务部管理人员可以实时地掌握公司固定资产使用情况,各部门购入每一件资产以后都必须及时登记,并打印条码。这时财务管理者可以在计算机中跟踪出资产的购入情况,通过组合查询可以了解到一个或每个部门的资产购入。每年公司对部门、上级行对下级行盘点清查工作可以先通过查询发现可能发生的问题,并组织专门人员重点地清查,做到有很强的针对性,通过标领固定资产管理系统中的统计分析功能可方便地了解下属部门固定资产的异动变化,及时调查出问题的根源。

       标领固定资产管理系统使台山发电厂完全实现了对固定资产具体使用情况的集中控制,财务部可以及时全面地掌握公司固定资产情况,在提高工作效率的同时又保证了数据资料的精确性,并为各级各类管理人员及时提供准确的信息,辅助管理决策工作,保证相关决策的正确性,加强了企业的综合竞争能力。

 
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