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如何更快让固定资产管理系统使用起来
发布时间:2021-06-03 21:59:12

  当企业购买回来一套固定资产管理系统,资产管理人员应该怎么来操作,才能让更快让资产系统使用起来,并产生对应的价值呢?下面为大家说明一下:

  1、设置好组织架构

  拿到固定资产管理系统,首先是设置好组织架构,而不是导入现有的资产台账和资产入库,因为它能让后期管理的更便捷并且少出错。

  部门架构:设置好总公司——多个分公司——每个分公司下部门,总共3级部门架构,并填写好其部门编码(因为部门编码也是资产条码组成一部分),而如果部门的数量多,可以采取Excel一键导入的方式;

  员工:设置好总公司、多个分公司、每个分公司下部门下的员工,支持Excel一键导入的方式;

  资产来源:设置好资产是怎么来的,比如是购买、分公司调拨等等。支持Excel一键导入的方式;

  仓库:设置好仓库,主要是用来放置闲置资产的。支持Excel一键导入的方式;

  资产类别:设置好现有资产的种类,如电子设备——电脑——台式电脑、笔记本电脑等3级分类,同时设置好每个级别的折旧年限、净残值率(主要用来计算资产折旧)、类别编号(类别编码也是资产条码组成一部分)。支持Excel一键导入的方式;

  资产图片:可以上传每个资产类别的实物图片,方便后面辨识。

  2、资产台账导入

  设置好以上组织架构后,整理好现有的资产台账,按照系统要求的格式,然后一键导入到系统中。

  3、资产标签打印

  入库成功后,每个资产都会生成一个资产编号(有部门+资产类别+购置日期+流水号组成),然后连接打印机,先将一个部门的资产条码标签打印出来进行粘贴。

  4、开始进行资产盘点和粘贴

  先规划好从哪个部门开始盘点,然后创建好盘点单并将其打印出来。一个资产员拿着盘点表和资产标签,另一个资产员拿着盘点机,然后找到对应的资产进行粘贴,再用盘点机扫描盘点,同时盘点报也做记录。

  盘点结束后,系统会生成盘点报告,然后结合盘点报表,在系统上进行资产的调整,比如有哪个资产需要报废的、哪个资产的使用人、使用部门、使用状态错了,也要进行调整等等。

  5、创建用户账号

  先设置好系统功能的使用角色,比如部门的员工只能查看和领用其部门下资产,资产管理员则可以看到全部资产、操作记录、并可对资产进行编辑、删除、新增等。

  然后再创建总公司、多个分公司、每个分公司下部门的员工账号,赋予不同的角色权限,然后发放给到他们使用即可。

  当以上的操作完成后,且盘点结果也校正了,接下来固定资产管理系统就可以正式投入使用了,让日常的资产入库、领用、调拨、借用、归还、损坏、报废、维系、清理、折旧、盘点等操作实现信息化管理,提升资产管理价值。

 
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